In der Serviceeinrichtung Forschungsservice kommt es zur Besetzung einer Stelle als:

Office Manager*in

(Kennzahl 125)

Aufgaben

Organisations- und Koordinationsaufgaben:

• Eigenständige Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung und Dokumentation
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Klausuren und internen Events
• Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Partner*innen

Administrative Tätigkeiten:

• Erstellung von Meeting-Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Bearbeitung und Dokumentation von internen administrativen Angelegenheiten
• Verwaltung von IT-Hardware, Büromaterialien und Büroinfrastruktur
• Wartung der Webseite

Qualitäts- und Wissensmanagement:

• Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Abläufen 2
• Pflege und regelmäßige Updates im internen Wissensmanagementsystem

Serviceorientierung:

• Empfang und Betreuung von Gästen und Lieferant*innen
• Sicherstellung eines einladenden und gut ausgestatteten Büro- und Meeting-Umfelds
• Unterstützung neuer Mitarbeiter*innen bei der Einarbeitung und Arbeitsplatzorganisation

Erwünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise HAK- oder HTL-Matura oder vergleichbarer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder vergleichbaren Tätigkeiten von Vorteil
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, SAP, CMS); Kenntnisse in Mindmanager sind von Vorteil
• Eigenständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie Geduld und Flexibilität
• Serviceorientierung und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
• Die Möglichkeit, aktiv zur Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen beizutragen
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten
• Die Chance, Teil einer Universität zu sein, die Nachhaltigkeit lebt und fördert

Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf

an das Personalmanagement, Kennzahl 125, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; E-Mail: recruiting@boku.ac.at. Bitte Kennzahl unbedingt anführen!

Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.